ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Type de poste : Temps partiel, 3 à 5 jours/semaine selon la saison et les événements.

SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision du directeur général, l’adjointe ou adjoint assure un soutien administratif afin d’offrir des services de qualité aux membres et aux visiteurs.

RESPONSABILITÉS
•Accueil et service aux membres et visiteurs
−Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
−Fournir des informations sur les services, les événements et les installations du club.
−Réserver un accueil cordial et professionnel à la réception du club.

•Administration
−Tenir à jour les registres des membres et actionnaires, les achats et ventes d’actions aux nouveaux membres, les transactions d’actions découlant de successions ainsi que la mise à jour des coordonnées des membres et actionnaires.
−Organiser et tenir à jour les dossiers administratifs et les archives, et le système de classement des dossiers papier et électroniques.
−Gérer la réception et l’acheminement de la correspondance.
−Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents tels que correspondance, rapports, communications internes, communications aux membres et actionnaires.
−Maintenir à jour l’information apparaissant sur le site internet du club.
−Préparer et produire les documents administratifs requis périodiquement ou ponctuellement par diverses instances telles que la CNESST, le Registraire des entreprises, la RACJ et divers fournisseurs privés.
−Participer à la préparation des réunions du Conseil d’administration et des assemblées des actionnaires.
−Collaborer avec les chefs de départements et la comptabilité en leur apportant au besoin un soutien administratif.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
−Habileté communicationnelle élevée.
−Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
−Discrétion, professionnalisme.
−Esprit d’équipe et attitude orientée vers le service à la clientèle.
−Maîtrise des outils informatiques de la Suite Microsoft Office et des outils de communication numériques.
−La connaissance du milieu du golf et des applications GGGolf et Acomba constituent des atouts.

EXIGENCES DE L’EMPLOI
−Diplôme d’études collégiales ou professionnelles ou expérience équivalente en administration.
−Expérience pertinente dans un rôle administratif.
−Bonne maîtrise du français.

CONDITIONS DE TRAVAIL
−Environnement de travail dynamique et convivial.
−Horaire flexible selon la saison et les événements.